Technische Sicherheitseinrichtung für Kassensysteme in Deutschland - Kassensignatur.de

Technische Sicherungseinrichtung für Kassensysteme in Deutschland

Ab dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme und Registrierkassen in Deutschland über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Es geht um den Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen.

Wir möchten auf unserer Plattform über die gesetzlichen Anforderungen, Verordnungen und technische Richtlinien zur technischen Sicherheitseinrichtung für Kassensysteme informieren. Wir haben die wichtigsten Anforderungen zusammengefasst. Aktuelle Informationen werden ergänzt. Verbesserungen und Neuerungen können Sie uns gerne per E-Mail mitteilen.

In Deutschland gibt es angeblich 2,5 Millionen Kassensysteme von ca. 1.000 unterschiedlichen Kassen-Anbietern. Es gibt klassische Registrierkassen, PC-Kassen, Web-/Cloud-Kassensystem und Kassen-Apps. Diese neuen Anforderungen sind sowohl für alle Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem, als auch die Kassensystem-Hersteller relevant.

Wir planen bis zum 01.01.2020 eine technische Sicherheitseinrichtung als Cloud-Dienst zu realisieren. Durch unsere 9-jährige Erfahrung als erfolgreicher Cloud-Kassenanbieter können wir auf sehr viel Erfahrung zurückgreifen.

Neben den rechtlichen und technischen Informationen möchten wir auch unsere Erfahrungen und Meinungen zu diesem geplanten Manipulationsschutz teilen.

Selbst entwickeln oder kaufen?

Die technische Sicherheitseinrichtung muss der Kassensystem-Anbieter nicht unbedingt selbst entwickeln und zertifizieren lassen, sondern kann eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung eines Anbieters in das Kassensystem integrieren. Es wird von einer einheitlichen, digitalen Schnittstelle zur technischen Sicherheitseinrichtung gesprochen, aber es gibt keine besonderen Anforderungen an die physikalische Schnittstelle. Also eine "Standardschnittstelle" über USB, Netzwerk, SD-Karten, Hard- oder Software für Registrierkassen, Webanwendungen und Kassen-Apps?

Keine Zertifizierung des Kassensystems, aber ...

Die Kassensoftware oder das Kassensystem muss nicht zertifiziert werden! Die Zertifizierungspflicht beschränkt sich auf die technische Sicherheitseinrichtung, mit der die Aufzeichnungen des Kassensystems zu sichern sind. Ein Kassensystem muss ab Anfang 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung als "Systemkomponente" verfügen und diese über eine definierte Schnittstelle einbinden. Die Zertifizierung der Sicherheitseinrichtung erfolgt durch das "Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik" - BSI. 

Erweiterung der Kernfunktionalitäten des Kassensystems
Jeder "Vorgang" im Kassensystem muss von der technischen Sicherheitseinrichtung aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnung muss mit Beginn des Vorgangs, also der Transaktion starten, also z. B. wenn ein Produkt eingegeben wird oder ein Kunde im Kassensystem ausgewählt wird. Jede Änderung des Inhalts der Kasse muss gesichert werden, also wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung ergänzt wird oder die Stückzahl, beim Abschluss des Kassiervorgangs oder auch wenn die Transaktion abgebrochen wird. Hierbei können je nach Branche auch viele Transaktionen gleichzeitig in Bearbeitung sein, wie z. B. beim einem Restaurant. Es reicht also nicht - wie in anderen Ländern - eine Sicherung und Signierung beim Abschluss des Kassiervorgangs, sondern bei jeder einzelnen Änderung durch eine Transaktion in der Kasse. 

Entwicklung einer Exportfunktion nach Zeitraum und/oder Transaktionsnummern
Im Kassensystem muss auch eine Exportmöglichkeit für die in der Sicherheitseinrichtung gespeicherten Daten ergänzt werden.

Erweiterung des Kassenbelegs bzw. Rechnungsdrucks
Für den Kassenbeleg bzw. die Rechnung sind weitere Inhalte vorgegeben, wie z. B. Start der Transaktion, Seriennummer der Sicherheitseinrichtung, Transaktionsnummer und Ende der Transaktion.

Update oder Austausch der 2,5 Millionen Kassensysteme in Deutschland

Damit die Vorgänge bzw. Transaktionen an die technische Sicherheitseinrichtung übertragen werden kann, müssen alle ca. 1.000 Kassensystem-Anbieter weitreichende Anpassungen in der Kasse bzw. in der Kassensoftware vornehmen.

Das Problem ist jedoch, dass es viele verschiedene technische Arten von Kassensystemen bzw. von Geräten oder Software gibt und es wird auch viele verschiedene technische Sicherheitseinrichtungen geben. Da es aktuell noch keinen Anbieter einer technischen Sicherheitseinrichtung gibt, ist der Entwicklungsaufwand noch nicht abschätzbar.

Alle 2,5 Millionen Kassen in Deutschland müssen also bis zum 31.12.2019 ein Update der Software erhalten. Wir gehen jedoch davon aus, dass ein Teil der Kassen neu angeschafft werden muss.

Bestandteile der technischen Sicherheitseinrichtung

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen:

  • Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
  • Speichermedium: Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. 
  • einheitliche digitale Schnittstelle: Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung, für Prüfungszwecke gewährleisten. (Also für den Datenexport)

Entwicklung der Kosten für Kassensysteme 2020+

Durch die Anpassungen der Kassensysteme werden viele Millionen Euro Entwicklungskosten in die Kassensysteme investiert werden müssen. Und auch die Entwicklung oder der Kauf der technischen Sicherheitseinrichtung ist nicht kostenlos. Die Kosten hierfür werden die Unternehmen tragen müssen, die Kassensysteme nutzen. Die Zahl der Anbieter wird sich erheblich reduzieren und die Preise werden steigen. Wir gehen davon aus, dass sich die einmaligen und laufenden Kosten für eine Kasse verdoppeln werden.

Meldung des Kassensystems und der technischen Sicherheitseinrichtung an das Finanzamt

Ab dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.

Es muss also das Kassensystem und die technische Sicherheitseinrichtung bie 31.01.2020 beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Hierzu wird es entsprechende Formulare geben.

Belegausgabepflicht bei elektronischen Kassensystemen

Ab dem 1. Januar 2020 gilt die verpflichtende Belegausgabe bei elektronischen Kassensystemen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.

Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht unter den Voraussetzungen des § 148 Abgabenordnung die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht.